El Municipio avanza en un nuevo sistema de documentación

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A través de un software desarrollado con recursos propios en la Dirección de Informática del Gobierno de la ciudad, se consiguió clasificar toneladas de documentos que carecieron durante décadas de un almacenamiento adecuado. El sistema facilita el a esta información en el momento y en la municipal que sea requerida.




Siguiendo las acciones que desde inicios de la gestión inició la Subsecretaría de Modernización y Reforma del Estado del Gobierno de la ciudad; en torno a la limpieza, acondicionamiento, catalogación, clasificación y ordenamiento de los archivos; se impulsó desde la Dirección de Informática el desarrollo de un software que permite clasificar adecuadamente documentos generados en los procesos administrativos del Municipio, dejándolos accesibles a las distintas dependencias que lo requieran.

 

Dicho software requiere un arduo trabajo previo de clasificación, escaneado y registro, con lo cual, la implementación de este nuevo sistema responde a una labor conjunta de Programa de Reforma Administrativa y Municipio Digital. Su puesta en marcha, demandó un trabajo de seis meses a personal especializado y significa una solución al almacenaje de documentos que surgen de los procesos administrativos del Municipio y que van desde legajos de personal hasta planos y normas legales.

 

“Hay que tener presente que cualquier proceso administrativo conlleva el soporte papel. Cuando no hay una buena gestión documental, el papel se acumula y ocupa espacio físico, restando para lugar para el buen desenvolvimiento de otras actividades como la mejor atención al ciudadano”, comenzó a explicar Alicia Long. “Por eso, pensamos avanzar área por área, tomando los archivos que puedan ser escaneados y promover así una nueva gestión documental donde haya menos papel para acumular y mayor accesibilidad a los documentos”, agregó.

 

Ventajas

 

El sistema indica atributos como el tipo de documento del que se trata, fecha de creación y almacenamiento, localización física del mismo y – uno de los aportes más significativos del software – la imagen digitalizada del documento. El visualizador de fichas digitales permite una gran accesibilidad al documento garantizando además de la conservación del mismo.

 

Otra de sus ventajas es que impide el manejo arbitrario de información, asegurando que los documentos estén debidamente registrados para su .Poder tener clasificada y ubicada la información, posibilita que los documentos que estaban disgregados en lugares no adecuados del Palacio Municipal u otras dependencias puedan reubicarse para su almacenamiento y aun así estar disponibles en el momento que se necesita para las distintas oficinas municipales.

 

Su utilización abarca múltiples fines: la solicitud de la antigüedad de un inmueble a demoler, el historial de multas de un vehículo, un plano del que no se conoce la fecha de creación, una resolución específica, etc.

 

Procedimiento

 

Según indicaron los responsables de este nuevo sistema de documentación, existían toneladas de documentos ocupando mucho espacio, que se generaron hace décadas y carecían de un orden además de no cumplir con los requisitos de conservación. Así, un equipo de personas comenzó a registrar digitalmente los archivos más voluminosos que necesitan una atención más urgente.

 

“Todo desarrollo informático lleva por detrás un trabajo que se reconoce menos pero que tiene que ver con una ardua labor de procedimientos, relevamientos, recorrer oficinas, preparar el marco normativo, investigar, etc”, destacó Alicia Long

Esto implicó tomar contacto con todas las áreas que producen documentación y organizarlas para que dicha documentación sea subida adecuadamente al sistema y, por otro lado, que llegue a los usuarios en tiempo y forma.

 

Cabe destacar, que las documentaciones son registradas en forma progresiva y a demanda. Hasta el momento, el 100% de las infracciones de tránsito antiguas ya han sido digitalizadas y se continúa con otras áreas, por ejemplo, actas de cementerio y catastro.

 

Continuidad

 

Como se recordará, en el marco del Programa de Reforma Administrativa que lleva adelante la Subsecretaría de Reforma y Modernización del Estado del Gobierno de la ciudad, se trabaja desde el inicio de la gestión en una deuda pendiente durante muchos años: el tratamiento de los documentos generados por la administración municipal y sus archivos.

 

En ese marco, la creación de un Sistema Integral de Archivos apunta a cumplir con uno de los principales ejes de acción encarados por la actual gestión que es la conformación de un Estado moderno, eficiente, ágil y transparente, que redefina su estructura administrativa en pos de la mejor prestación de los .

 

Las medidas a largo plazo de este programa, apuntan a la creación de un sistema municipal de archivos que implican la modificación o creación de un marco normativo, la capacitación del personal, el establecimiento de procedimientos para la gestión de la documental y la clasificación de plazos de guarda para cada tipo de documentación, entre otras acciones.

 

Durante años, los documentos que están siendo rescatados y catalogados permanecieron descuidados en diferentes rincones del Palacio Municipal, a merced del tiempo, las condiciones climáticas y otros factores destructivos. Se limpió hoja por hoja con pinceles, fueron guardados en cajas e inventariados.

 

Paralelamente se desarrollaron una serie de capacitaciones al personal municipal tendientes a que quienes trabajan en una oficina tenga buenos hábitos con respecto al guardado, conservación y gestión documental; y se inauguró un Centro de Documentación Municipal que alberga la documentación de Edificaciones Privadas, Catastro y del Tribunal de Faltas.

 

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